Hoe verbeter je je klantenservice?

Een goede klantenservice is cruciaal voor het imago van je bedrijf. Het maakt niet uit hoe geweldig je producten of diensten zijn, als je klanten vragen of klachten hebben en je klantenservice niet goed functioneert, zullen ze daarover klagen bij anderen of zelfs negatieve beoordelingen achterlaten op het internet. Daarom is het belangrijk om te investeren in de service van je klantenservice. In dit artikel geven we vijf tips waarmee je je klantenservice op een eenvoudige manier kunt verbeteren en zo je omzet en groei kunt stimuleren.

Wat levert een klantenservice op?

Je klantenservice is de perfecte mogelijkheid om in contact te komen met je klanten. Als je er op die manier naar kijkt (en niet als kostenpost), dan biedt het je veel mogelijkheden om te groeien en de relatie met je klanten te versterken.   Met een goede klantenservice kun je een klant met een klacht omturnen in een fan van je bedrijf. Het is het kanaal waar je hoort welke vragen klanten hebben over je producten en diensten. Uitstekende input voor je website en marketing. Die krijg je er gratis bij, zonder dat je klantonderzoek hoeft te doen. Het is ook dé manier om een relatie met je klant op te bouwen. Als je je klanten persoonlijk behandelt en laat voelen dat ze belangrijk zijn, dan komen ze zeker vaker terug.   Genoeg redenen dus om alles uit je klantenservice te halen. Wij hebben vijf tips om je klantenservice te verbeteren. Aanpassingen waar je klanten blij van worden.

Zorg dat je bereikbaar bent

Hoewel het misschien voor de hand ligt, is het essentieel om bereikbaar te zijn voor je klanten. Als ze voor een gesloten deur staan, is de kans groot dat ze naar je concurrent gaan. Zorg er dus voor dat je beschikbaar bent op momenten dat klanten contact met je willen opnemen, inclusief in het weekend en ’s avonds na werktijd wanneer ze tijd hebben om zaken te regelen die niet werk gerelateerd zijn.

Een handige tip is om het beantwoorden van je telefoon uit te besteden aan een telefoonservice. Zelfs als je niet veel telefoontjes verwacht, kan dit lonen omdat elk gesprek een (potentiële) klant kan zijn. Je betaalt alleen voor het aantal telefoontjes dat wordt beantwoord, dus het kan een kosteneffectieve manier zijn om een goede klantenservice te bieden zonder dat je constant bereikbaar hoeft te zijn.

Maak gebruik van meerder kanalen

Hoewel telefoongesprekken nog steeds de voorkeur hebben voor complexere vragen, geven veel mensen de voorkeur aan snelle online oplossingen voor andere vragen. Daarom is het belangrijk om veel gestelde vragen op je website te beantwoorden. Bovendien zijn consumenten steeds meer gewend aan live chat, vooral de jongere generatie.

Het implementeren van live chat op je website is eenvoudig en kan worden uitbesteed aan een live chat-service. Ze bieden je een plug-in die gemakkelijk op je website kan worden toegevoegd, waarna zij de vragen kunnen beantwoorden op basis van jouw instructies. Zo bied je je klanten een snelle en efficiënte manier om antwoorden op hun vragen te vinden en problemen op te lossen.

Zorg voor een snelle reactie

Op het internet lijkt een minuut een eeuwigheid te duren. Mensen zijn gewend aan een snelle reactietijd en als ze te lang moeten wachten, zijn ze al snel vertrokken. Het is daarom belangrijk om binnen drie keer overgaan de telefoon op te nemen en binnen dertig seconden op een chatbericht te reageren. Als er plotseling veel mensen tegelijkertijd contact opnemen en je deze reactietijden niet kunt waarmaken, overweeg dan een back-up plan. Bijvoorbeeld automatisch doorschakelen naar een telefoondienst als er na drie keer overgaan nog niet is opgenomen. Of bied klanten de mogelijkheid om op een later tijdstip teruggebeld te worden. Zo voorkom je dat klanten gefrustreerd raken en mogelijk naar de concurrent gaan.

Zorg voor professionaliteit

Werken bij een klantenservice vereist geduld en empathie. Als servicemedewerker moet je elke klant als individu behandelen en proactief meedenken om tot de beste oplossing te komen. Deze vaardigheden zijn niet voor iedereen vanzelfsprekend. Het is daarom van groot belang om de juiste mensen aan te nemen en hen voortdurend te trainen om het verschil te maken voor jouw bedrijf.

Houd aan je beloftes

Het nakomen van beloftes is essentieel in klantenservice. Zelfs als een servicemedewerker een goed gesprek heeft gevoerd met de klant, kan het bedrijf nog steeds een flater slaan als andere medewerkers niet opvolgen wat er is toegezegd. Daarom is het van cruciaal belang om ervoor te zorgen dat alle medewerkers zich bewust zijn van het belang van opvolging en dat er een gestroomlijnd proces wordt geïmplementeerd om dit te garanderen.